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绿色办公成国际时尚

2012-06-18 13:52:00 作者: 孙力舟 评论: 字体大小 T T T
随着我国现代化程度的提高,从事脑力劳动的人越来越多。这些劳动者每天8小时甚至更多的时间,多是在办公室里工作,办公环境对他们的身心健康影响很大。有的管理者以为,好的办公环境就是先进的办公设备、昂贵的室内装修等。其实不然。那么,好的办公环境应该是什么样的呢?应该说,发达国家在这方面的探索,值得借鉴。

随着我国现代化程度的提高,从事脑力劳动的人越来越多。这些劳动者每天8小时甚至更多的时间,多是在办公室里工作,办公环境对他们的身心健康影响很大。有的管理者以为,好的办公环境就是先进的办公设备、昂贵的室内装修等。其实不然。那么,好的办公环境应该是什么样的呢?应该说,发达国家在这方面的探索,值得借鉴。

最早的办公室考证

高晓松作词的流行歌曲《上班族》中,开头是这么唱的:“小时候最不明白,大人们怎么能成千上万天做同一件事,每天看同一幅风景,回到同一个地方。无论拥拥挤挤还是冷冷清清你总要出门上班,无论雨的清晨还是风的黄昏你总是来去匆匆……”

的确,上班族几乎每个工作日都要去办公室,“看同一幅风景”,时长日久,难免会产生“疲倦、厌烦”等负面情绪。不过,随着社会的不断进步,脑力劳动者的办公环境也在不断改善,越来越人性化。不过,办公环境改善的过程相当漫长,甚至可以追溯到古希腊时期。

中国的很多白领都会用到美国微软公司的“office”系列办公软件。英文的“Office”一词,来源于拉丁文中的“officium”,一般是指官僚机构或一个正式的职位,例如法官等。

在古希腊、古罗马时代,办公室一般是大型宫殿或神庙的一部分。在那里,专职人员从事撰写和誊抄卷制文书的工作。有些考古学家和媒体将其称为“图书馆”。其实,那里是真正的办公室,因为卷制文书大多是命令、条约等与行政管理有关的内容,而不是诗歌或小说等文学作品。

到了中世纪初期(公元520年至1020年),西欧战乱不断,灾祸连年,城镇几乎“被消失”,办公室也就不复存在。直到13世纪,“办公室”这个词的英文形式“office”才出现。一开始,它与办公所处理的职责相对应,指称的是一种职位。1395年,英国文学家乔叟在《坎特伯雷故事集》中,第一次用“office”这个词指称办公场所。此外,“office”还有作为部门的含义,至今,英国的外交与英联邦事务部的“部”这个词,仍用作“office”。

到了公元11~13世纪的欧洲,“办公室”往往是一个王国或公国中撰写政府信函、抄写法律的地方。当时,办公室的墙壁上常常布满鸽舍状的小格,用来存放成卷的羊皮纸文书。这种设置就是书架的前身。文艺复兴时代,印刷术传到欧洲,但并未改变当时政府办公室的基本面貌。但当时的商人喜欢把业务集中在同一座楼房中,其中包括零售商店、仓库和办公室。15世纪,欧洲一些城市的人口密度增大,有时整个楼房都被用作商业目的,与教堂和政府、军队使用的楼房形成对比,最早的“写字楼”就这样诞生了。

“动感办公室”回归清新

工业革命之前的绘画作品里,常表现办公室陈设的不同,以显示人物的个性。在那些绘画中,当时办公室的员工,往往在羊皮纸上写字。

在意大利人佩莱里尼·图里1808年发明打字机之前,私人办公室和私人图书馆之间的区别较小,因为读和写都在同样的办公桌上完成。会计工作和私人信函的读写也在那里进行。

在18~19世纪的工业革命时代,银行、铁路、保险、零售、石油和电报等行业勃兴。越来越多的职员需要从事日常的文书、会计工作,也就需要特别的办公空间去开展这些工作。这一时期的大多数办公桌顶部,都附有沉甸甸的纸张柜,给人以立体感,也为职员提供了一定程度的隐私。

另外,城市中心区域的地价越来越高,这催生了第一批多层办公建筑。在适于建造高层建筑的钢铁发明之前,这些建筑多在10层以下。1852年,美国人埃雷萨·奥的斯发明了安全电梯,多层建筑日益增多。到19世纪末,较大的办公楼往往包含一个玻璃天井,有助于采光和保证空气质量。

美国第二大零售商西尔斯·罗伯克公司在芝加哥建成了28万平方米的总部大楼,这是当时世界上规模最大的办公建筑。

1915年,纽约的衡平人寿保险公司引进了“现代高效办公桌”,桌面是平的,抽屉在下方。这一设计是为了便于管理者监视工作人员,因此要留出便于行走的空间,办公场所在设计上又回归了前工业时代的风格。

但到了20世纪中期,管理者又发现员工需要一定的灵活性,以免办公环境单调乏味,束缚员工的想象力,导致工作效率低下。1964年,美国设计师罗伯特·普斯特提出了“动感办公室”(Action office)的设想。这一设想最早在赫曼·米勒办公器材公司的产品中实现,这些办公家具风格简洁清新,办公桌加旋转椅加移动立柜,今天国内不少办公室的“标配”就源于此。

随着互联网的普及,不少管理意识先进的公司意识到,员工的想象力比汗水更有价值,并着手打造个性化、人性化的办公环境,以激发员工的灵感与想象力。一些作家、音乐人、设计师则打通家与单位的界限,直接在家办公,甚至靠智能手机等设备随时在室外办公。

谈到移动办公,我国北宋的著名政治家、文学家苏东坡可能曾开先河,这位天性洒脱的杭州太守,常常带着一帮随从,到杭州城外风景优美的山林中去处理公务,且办公效率奇高。办公室的概念,在这种情况下已经被消解了。

办公环境的空气最重要

人性化的办公室,除了能激发上班族的创造力,也要有利于人的身心健康。不过,直接影响上班族身体健康的,首推室内空气质量。

单位为员工营造好的办公环境,不仅能提高工作效率,也是重视员工福利的表现,有利于提高员工对单位的认同感和归属感。然而,办公环境并不是越金碧辉煌就越好。有的办公室装修得很豪华,也用了很多高科技产品。但有一些所谓高档的用品气味刺鼻,甲醛、苯等有害物质含量超标。最常见的是,中央空调堆积灰尘,滋生细菌。

现在的高档商务写字楼多属于封闭或半封闭式建筑,自然通风条件差,办公设备、建筑及装饰材料等的有害气体不能及时排出,无疑让办公室除甲醛成为难题。其实,装修办公室时使用较为环保的材料,保持办公室通风,多放置一些能吸附污染物的植物,及时清理办公垃圾,就可以营造一个健康的办公环境。

物业管理、建筑材料对室内办公环境也影响颇大。据世界卫生组织发布的《全球健康风险》报告,室内空气污染有关的疾病,占了世界总疾病的2.7%。1997年,美国环保署(EPA)发布了《办公楼使用者的室内空气质量指南》。指南认为,绝大部分建筑并没有严重的空气质量问题,但有时运转良好的办公楼也会在一段时间内空气质量欠佳。该指南对办公室的管理者提出了多项要求:

与物业人员保持良好的工作关系,以处理室内环境问题。

让办公室通风,控制家具与设备的温度,及时清理加热、通风和空调装置中的污染物。

建立有效的控烟制度,防止不吸烟者遭二手烟之害。

在采购办公用品时考虑到室内空气质量因素。

与物业的绿地维护人员协作,确保少用杀虫剂,尽可能用非化学的方法控制害虫。

在装修之前与建筑管理人员协商,把办公楼内员工与污染物的接触降至最低。

鼓励物业人员依据美国环保署和美国国家职业安全与健康研究所的指导,采取预防室内空气污染的措施。

对于办公室工作人员,美国环保署《办公楼使用者的室内空气质量指南》给出的建议包括:不要堵塞通风装置;遵守本办公室和整个建筑关于控烟的规定;照管好建筑中的植物;迅速处理掉垃圾;合理储藏食物;避免将释放污染物的产品带入建筑物。《指南》还要求,如果怀疑出现了室内空气污染问题,应立即通知物业方面。

然而,室内空气质量问题并不是像桌子破损、水龙头漏水那样简单。控制室内空气质量的措施,主要包括三个方面:一是污染源的管理,应将污染源移出建筑物,或通过物理障碍或气压将其与人员隔离。二是通过通风装置冲淡污染物,并将其吹出建筑物。三是对空气中的污染物进行过滤。

芬兰在室内空气污染防治的立法方面,做得比较细致。在芬兰,室内空气污染每年造成的经济损失约为27亿欧元,几乎等于芬兰建筑物中的取暖费。芬兰有关室内空气质量的法律、法规包括该国环保部1987年颁布的《全国室内空气与建筑通风规定与指南》、该国社会事务与健康部1994年颁布的《健康保护条例》和《烟草条例》等。2000年,“芬兰室内空气质量与气候协会”还颁布了《芬兰室内气候分级标准》。

除了室内空气污染,光污染和热污染也是办公环境的两个死敌。不过,这两种污染由于员工比较容易觉察,所以受害者相对较少。

此外,现在的很多写字楼都用中央空调,很多怕热的管理者在盛夏喜欢将空调的温度调到低于20℃,而不同员工的“御寒”能力不同,尤其是那些年轻的女白领,很容易着凉。在这方面,管理人员有必要征询员工的意见,协调出一个大家都能接受的温度。

亚健康概念疑是国人独创

一些在医院检查不出病理性改变的上班族,常有精力不济的情况,认为自己不够健康。的确,长期伏案和对着电脑工作,会给一些上班族的手、肩膀、颈椎、脊柱、眼睛带来不适,室内空气污染也会引发呼吸系统疾病,这些都是值得管理者重视的问题。

据《生命时报》去年5月10日报道,42.47%的中国受访白领认为自己处于亚健康状态,31.53%的人偶尔有点不舒服,13.72%的人觉得自己“很糟糕,有慢性病”。只有12.28%的受访者认为自己“健康”。

有趣的是,“亚健康”这个词,很可能是国人的创造。笔者查到的与亚健康对应的英文“sub-healthy”一词,几乎都是中文翻译过去的文章。“亚健康”和“肾虚”一样,成为一种“中国特色”的概念。其实,对办公室一族来说,每天尽量早睡早起,注意饮食,生活规律,不吸烟,少饮酒,保持乐观心态,定期运动,还是能保持健康的。特别是游泳、羽毛球等全身性运动,对于肩、颈等容易久坐办公而受损的部位,有着很好的作用。最值得提倡的是,上班族也可以多尝试轮岗,换着做一些需要经常到户外的工作,以调节身心。

“绿色办公室”是新时尚

除了营造一个对员工身心健康有利的办公环境,很多注重环保的公司也在践行“绿色办公室”理念,尽力减少办公过程中的能耗和废弃物。

世界自然基金会(WWF)就很推崇“绿色办公室”。这一理念最早由WWF的芬兰分部在1997年提出,之后在芬兰、瑞士、巴基斯坦、印尼、越南等国大力推广,主要是推动各个公司和机构降低办公室的能源和资源消耗。

具体措施是,WWF的工作人员会给参与单位的员工进行节能培训,鼓励这些单位用太阳能发电,节约用水,无纸化办公,减少员工出行的碳排放,购买绿色产品,垃圾分类与资源回收等。达到“绿色办公室”标准的单位将获得WWF颁发的证书。达标企业甚至可以在自己的产品上印上“绿色办公室”的标志。

在绿色办公室的各项环保措施中,最引人注目的,就是无纸化办公。

在20世纪六七十年代,“无纸化办公室”是美国《商务周刊》等媒体对未来办公室的一种展望。当时,未来学家预测,每人将有一台电脑,办公室中的纸张将趋于消失。然而,“无纸化办公”的实现并不顺利,复印机和打印机的改进降低了用纸张办公的成本,提高了复制文件的效率。结果从1980年到2000年,全世界办公室用纸增长了1倍多。然而到了2000年以后,世界办公用纸数量停止增长。据《经济学家》杂志2008年10月介绍,平均每个美国白领每年在办公中消耗的纸张,从2000年到2008年已经下降了近1/8,这一趋势还将持续。

很多人将其归因于人口的代际交替,一些从小玩电子游戏长大的人走向工作岗位后,对电子文本更适应,更倾向于用它们。另外,电脑的更新使其对眼睛的伤害更小,员工可以在电脑前工作更长时间。同时,笔记本电脑和智能手机的出现,也使得移动办公成为现实,白领们对于纸质文件的需求也就更少了。

图说

欧洲18世纪的一家办公室

1903年的一家办公室

美国1937年的一家流水线办公室,没有隔板,员工毫无隐私可言。

(来源:美国国家档案馆)

美国赫曼·米勒办公器材公司的办公家具风格清新明快

美国赫曼·米勒办公器材公司的办公家具

WWF的“绿色办公室”证书

来源: 《环境与生活》杂志
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时间:
2014年12月28日 ~2014年12月28日
地点:
北京市海淀区中科资源大厦南楼4层 水木汇咖啡馆